Les dossiers

Un dossier de transit passe par une suite d'étapes, de la réception des documents jusqu'à la facturation. Douania suit ces étapes une par une, et vous dit à tout moment où en est chaque dossier et qui l'a en main.

Savoir où en est chaque dossier

Chaque étape est assignée à quelqu'un et porte son état. Terminée, en cours, en attente, en pause.

Vous ouvrez le dossier et vous voyez la suite complète: réception des documents, ouverture du dossier, déclaration, ventilation, saisie sur le système BADR, vérification, dédouanement, sortie, facturation.

Quand une étape est en pause faute d'un document, la raison est écrite sur le dossier. Plus besoin de faire le tour du bureau pour savoir pourquoi celui-là n'avance pas.

Un client appelle pour demander où en est sa marchandise. La réponse est à l'écran.

Les documents restent avec le dossier

La facture, la liste de colisage, les pièces reçues en cours de route. Tout est attaché au dossier et se retrouve là, y compris six mois plus tard quand on vous demande de justifier quelque chose.

Ce que vous avez déjà déclaré vous sert

Le déclarant tape une désignation. S'il a déjà déclaré ce produit pour ce client, le catalogue lui propose ce qui a été utilisé la dernière fois: la référence, la nomenclature, la désignation.

Les mêmes marchandises reviennent souvent chez les mêmes clients. Autant ne pas les rechercher deux fois, et autant qu'elles soient déclarées de la même façon d'une fois sur l'autre.

L'assistant qui prépare le travail

Vous donnez au dossier la facture et la liste de colisage. L'assistant les lit et en ressort les articles.

Pour chacun, il regarde d'abord ce qui a déjà été déclaré. Si rien ne correspond, il cherche dans la nomenclature douanière et propose une piste.

Ce sont des propositions, rien de plus. Le déclarant valide, corrige ou refuse, article par article. Il peut tout accepter, n'en accepter qu'une partie, ou tout écarter.

L'assistant ne classe rien à votre place. Il dégrossit le travail, et le déclarant garde la main et la responsabilité, comme aujourd'hui.

Voir un dossier avancer

De l'ouverture du dossier jusqu'à la facturation.